Kein Durchkommen beim Arzt – was kann der Außendienst tun?
Die Szenarien können sehr unterschiedlich sein. Entweder dringt man gar nicht erst zum Arzt durch, sieht ihn nur selten oder der Arzt hat nur so begrenzt Zeit, dass man seine Botschaften kaum platzieren kann. In jedem Fall ist der Arztkontakt deutlich ausbaufähig, doch es fehlt an den nötigen Strategien. Hier finden Sie ein paar Tipps.
Jeder Außendienst-Mitarbeiter kennt das: Bei manchen Ärzten laufen Terminabsprache und Gespräche problemlos und mit angemessener Dauer. Bei anderen Ärzten hingegen ist einfach kein Durchkommen.
Hier ein paar Tipps, wie man in verschiedenen Situationen vorgehen kann …
Szenario 1: Der Arzt empfängt mich gar nicht erst oder nur sehr selten
Finden Sie heraus, was der Grund dafür ist:
- Die Kompetenz der medizinischen Fachangestellten aufwerten, indem man sie um Rat fragt: „Was muss ich tun, um den Arzt kennenzulernen bzw. sprechen zu können?“ oder „Welche Zeit ist günstig, um den Arzt kennenzulernen bzw. sprechen zu können?“
- Das Wissen von Kollegen anderer Firmen nutzen, die einen Termin beim Arzt erhalten.
- Sich der Wirkung des Regionalleiters bedienen und sagen, dass der Chef den Arzt unbedingt kennenlernen möchte.
- Andere Wege nutzen, z. B. telefonisch direkt beim Arzt oder über einen persönlichen Brief auf neutralem Briefpapier mit dem Hinweis „persönlich“.
- Dranbleiben ohne aufdringlich zu sein – steter Tropfen höhlt den Stein.
- Sich interessant machen, indem man den Wunsch äußert, den Arzt auf dem Laufenden halten zu wollen, damit nicht Kollegen oder Apotheker Wissen voraus haben. Oder von neuen Informationen sprechen, die man dem Arzt gerne kurz in 10 Minuten (mit Zeitangabe) vermitteln möchte.
- Eine Fortbildung mit Eigenreferat und ggf. Snack für die Praxis organisieren und am Abend oder in der Mittagspause anbieten.
Szenario 2: Ich bekomme nur wenig Gesprächszeit
In diesem Fall sollte das Ziel sein, den Arzt reden zu lassen. Das führt am ehesten zu einer Ausweitung der gewährten Gesprächszeit.
- Auf unnötige Füllsätze oder Smalltalk verzichten, um den Gesprächsfluss nicht in die falsche Richtung zu lenken.
- Gesprächseinstieg auf das Gegenüber abstimmen, indem man z. B. bei einem wissenschaftlich orientierten Arzt danach fragt, ob er die Publikation XY bereits gelesen hat, o. Ä.
- Äußerungen zur Zeitknappheit vermeiden (z. B. Ich fasse mich kurz…).
- Diskussionsfördernde Inhalte in den Vordergrund rücken.
- Austausch fördern, indem man nachfragt, ob getroffene Aussagen oder Inhalte Relevanz für die Praxis haben.
Szenario 3: Ich werde nur an der Anmeldung empfangen
Zunächst einmal sollte man sich umhören, ob dieses Procedere für diese Praxis üblich ist oder ob Kollegen anderer Firmen z. B. ins Sprechzimmer gebeten werden.
- Sich selbst den Zeitdruck nehmen und nicht denken, dass alles „schnell, schnell“ gehen muss.
- Auch nach Aufforderung nicht gleich alles aufbauen, sondern nur Visitenkarten und Gesprächsunterlage vorbereiten, damit nicht das Ende des Gesprächs eingeläutet wird, bevor es begonnen hat.
- Beim medizinischen Fachpersonal bzw. beim Arzt darauf hinweisen, dass man die mitgebrachten aktuellen Informationen gerne in 5–10 Minuten in Ruhe vermitteln möchte (durch eine konkrete Zeitangabe wird der Aufwand greifbar und es fällt leichter, zuzustimmen).
In der Regel bedeutet der Außendienst-Besuch für den Arzt Aufwand und Zeitinvestition. Wenn man sich in ihre Lage versetzt, kann man am besten erspüren, welche Hebel bei welchem Arzt-Typus sinnvoll sein könnten.